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Signature du contrat de location d'un lieu événementiel : les 7 informations clés !

Vous êtes sur le point de confirmer la réservation d'un lieu pour votre prochain événement professionnel ? Ne vous précipitez pas il vous reste encore quelques vérifications à faire avant de conclure cette location.
N’oubliez jamais cette règle d'or : aucune réservation n'est confirmée sans contrat signé et sans acompte versé.

715-639-3186

Par ailleurs, le contrat est indispensable pour évoquer en amont les points sensibles qui pourraient bloquer jusqu’au jour J. C’est donc un moyen juridique au service de l’organisateur et du lieu.

Les 450 lieux dédiés à l’organisation d’un événement à Paris que nous avons référencés chez MYevent n’ont pas de contrat identique.
Chacun l’adapte en fonction de ses spécificités. Le plus simple se synthétise en 3 pages, le plus contraignant nécessite la lecture de 50 pages annexes comprises.

Afin de ne passer à côté d’aucun détail et éviter les mauvaises surprises, voici les 7 points cruciaux à toujours vérifier sur un contrat de privatisation.

1 - La date et les horaires de location du lieu

Evidemment, les dates de location doivent toujours être indiquées.
Mais n’oubliez en aucun cas le montage et démontage (installation et désinstallation) !
Si vous avez besoin de quelques heures, une ou plusieurs journées pour préparer votre événement (scénographie du lieu, technique à mettre en place, installation du traiteur…) ou démonter votre installation, assurez-vous qu’elles soient bien précisées sur le fameux contrat.

La mise à disposition du lieu doit correspondre à des horaires précis pour chaque journée. L’inscription des horaires est importante pour éviter les mauvaises surprises budgétaires liées aux heures supplémentaires.

Si ce point semble être une évidence, je préfère le rappeler !
Il est assez fréquent que les lieux ne précisent pas les horaires de location.
Dans ce cas, vous risquez de vous retrouver dans une situation inconfortable. Conséquences :

  • le lieu est mis à disposition plus tard que ce qui avait été évoqué lors du repérage,
  • vous vous trouvez dans l'impossibilité de préparer votre événement en temps et en heure, vous abordez donc votre événement avec un stress supplémentaire,
  • vous payez le prix d’heure supplémentaire ou votre événement risque d’être un échec !

Autant formaliser cette information dès le départ n’est-ce pas ?

2 - Le prix de réservation et le prix des services annexes

Vous l’aviez évidemment compris, le prix de la location doit être indiqué dans le contrat.

À vérifier :

  • le prix correspond bien à la période complète de réservation de la salle,
  • le prix des heures supplémentaires est bien spécifié si vous dépassiez l’heure initialement convenue,
  • le prix des services annexes proposés ou imposés par le lieu ménage, sécurité).

La TVA s’appliquera dans tous les cas à la location du lieu, y compris si vous êtes une société européenne (cf lien vers directive 2008) sauf si vous privatisez l’espace d’un particulier (loft, appartement, maison…). Cette pratique reste néanmoins assez rare.

Les charges sont généralement comprises dans le prix de location de la salle.

3- Le délai de paiement de privatisation d’espace

Un point essentiel à ne pas négliger !
Ne soyez pas étonné par les délais de paiement imposés. L’usage veut que 100% du prix soit versé avant l’entrée dans le lieu.
C’est difficile à accepter mais ce sont les règles.

Un conseil : respectez scrupuleusement cet usage. Vous risqueriez de trouver les portes de l’établissement fermées si vous allez à l’encontre de la volonté du propriétaire !

Demandez au gérant de vous envoyer une relance le moment venu. Il saura que vous êtes de bonne foi. Un oubli est si vite arrivé, surtout quand on réserve un lieu événementiel 3 mois avant la date de la manifestation.

Enfin, sachez que 50% du prix est dû à la signature du contrat généralement. Le solde se verse dans les 15 jours précédents la 1ère journée de location.

4 - Les conditions d’annulation

Les gérants de salles événementielles prévoient toujours le remboursement des acomptes versés si vous n’annulez pas votre événement à la dernière minute (généralement 3 mois avant).

A l’inverse, si vous décidez de vous rétracter au dernier moment, vous devrez vous acquitter de la totalité du prix de location du lieu.

Chaque espace a ses propres pratiques, je ne peux donc pas vous donner de règle générale.
Je peux tout de même vous conseiller d’insérer un paragraphe sur le report sans frais complémentaires de l’événement.

5 - Les conditions d'occupation

Les conditions de location d’une salle dépendent fortement du type de lieu.
Les interdictions ou les autorisations à demander au préalable peuvent être nombreuses.
Les gérants mettent souvent l’accent sur les problématiques suivantes :

  • la propreté du lieu: le ménage est parfois inclus dans le prix mais le contrat doit le stipuler,
  • les nuisances sonores,
  • le nombre d’invités maximum accepté,
  • l’interdiction de fumer totale ou partielle,
  • l’autorisation de photographier ou filmer un lieu et de diffuser la captation.

En fonction du type d’événement que vous organisez et du type d’espace loué, n’hésitez pas à discuter, modifier, insérer des conditions en fonction de vos besoins.

6 - La caution

Elle est obligatoire dans la plupart des contrats de location de lieu.

La caution ne peut être d’un montant démesuré.
En général, elle est comprise entre 2000€ et 4000€ pour des lieux dits « classiques » . Elle peut monter à 5000€ ou 7000€ pour la privatisation de salles plus prestigieuses.
Mais la caution n’est jamais encaissée par le gérant.
Elle doit vous être restituée à la fin de l’événement sauf si un sinistre est survenu pendant votre événement.

7- L’assurance

Le gérant du lieu vous demandera toujours de lui faire parvenir une attestation d’assurance.
Il vous demandera, la plupart du temps, le montant de votre couverture.

Prévoyez celà dès aujourd’hui. Pour organiser votre événement sereinement, je vous conseille de demander à votre assureur ou à votre service juridique l’attestation pour l’année. Anticipez, car il faut parfois du temps pour l’obtenir.

Vous avez maintenant entre vos mains les 7 points à ne pas négliger lors de la lecture de votre prochain contrat de location de lieu.

Pensez à vérifier ces points le plus en amont possible de votre réservation, pour vous permettre de modifier ceux qui sont les plus sensibles.

Plus le lieu privatisé est atypique et insolite, plus les conditions d’exploitation événementielle sont drastiques.

Il est de plus en plus rare qu’un espace soit loué sans contrat signé. Dans ce cas, je vous conseille d’en exiger un. Un événement préparé dans les règles vous évitera les désagréments qui peuvent survenir dans ce milieu !
Sinon, faites ajouter dans le devis toutes les informations que vous estimez utiles en prévision de votre événement.

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Organisateurs événementiels : 5 erreurs à ne pas commettre pour vos locations de salles

En tant qu’organisateur événementiel, nous savons que la location de lieu, qui plus est à Paris, est une étape fastidieuse mais primordiale ! Vous devez faire preuve de rigueur et ne rien laisser au hasard. Pour vous aider dans cette démarche, Laura, notre Responsable Booking vous livre en 5 points les erreurs à éviter lors de vos locations de salles à Paris ou ailleurs !

En savoir plus
  • - S’y prendre trop tard : fixez-vous une deadline de 2 à 3 mois avant l’événement pour avoir toutes les chances de privatiser l’espace correspondant parfaitement à vos besoins.
  • - Ne pas avoir de budget concret : vous devez impérativement savoir quel sera le budget alloué à la privatisation, pour éviter des pertes de temps inutiles !
  • - Ne pas visiter le lieu : ne comptez pas simplement sur des photos et prévoyez toujours un repérage. Vous devez avoir une idée précise de l’agencement des pièces pour imaginer la scénographie de ce lieu atypique sur lequel vous avez flashé !
  • - Ne pas faire de contrat : une location de salle événementielle sans contrat peut être synonyme d’échec pour votre manifestation. Il est important de formaliser les droits et obligations de chaque partie.
  • - Ne pas organiser un état des lieux d’entrée et de sortie : cette dernière étape va de paire avec la précédente !
Retrouvez l’intégralité de l’article « conseils » pour organisateur événementiel en cliquant vinegar making !
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